Comment élaborer une politique d’entreprise : un guide pour les PME

Chaque entreprise, y compris les petites et moyennes entreprises (PME), peut tirer parti de la mise en place de politiques. Les politiques sont nécessaires pour éclairer la prise de décisions et les comportements au sein de l’équipe, surtout lorsque l’entreprise et le personnel sont en pleine croissance. C’est pourquoi Exportation et développement Canada(EDC) a préparé ce guide rapide pour aider les entreprises à élaborer une politique d’entreprise. 

Une politique est un document simple qui fournit aux employés, y compris à la direction, un ensemble de valeurs et de principes directeurs pour guider les interactions, les activités et la conduite au quotidien. 

Une politique peut se rapporter à un sujet ou un thème en particulier. Par exemple, une politique sur la protection de la vie privée, une politique de sécurité au travail ou une politique de lutte contre la discrimination énoncent des engagements et des normes spécifiques liés à ce sujet précis. Une politique peut également se rapporter à une série de sujets ou de questions. C’est le cas, par exemple, d’un code de conduite qui établit les normes de base quant au comportement des employés. Alors que certaines entreprises ont des politiques distinctes pour aborder des questions précises, d’autres ont une politique globale qui intègre de nombreuses politiques en une seule.  

Certaines entreprises fonctionnent avec des règles et des attentes « non écrites », mais il serait judicieux de les officialiser et de les mettre par écrit. Voici quelques avantages convaincants : 

• Un outil essentiel de gestion. Une politique efficace contribue à façonner la culture de votre entreprise et les comportements professionnels attendus, et facilite la responsabilisation des employés quant à leur conduite. 
• Une protection pour votre entreprise. Une politique officielle et bien rédigée peut contribuer à réduire les risques éventuels et limiter la responsabilité de l’entreprise en cas de problèmes internes ou externes.
• Une référence pour votre équipe. Une politique claire et facile à comprendre permet de sensibiliser les employés et de leur donner les moyens de faire ce qui est bon pour votre entreprise, tout en évitant les malentendus. Une politique permet également d’orienter les nouvelles recrues en ce qui concerne les normes et la culture de votre entreprise. 
• Un puissant message. Une bonne politique est l’occasion de faire connaître les normes et les attentes de votre entreprise à vos clients, partenaires, organismes de réglementation et autres parties prenantes. L’adoption de politiques détaillées qui traitent des questions clés dans le monde du travail actuel, en constante évolution, est considérée comme une bonne pratique d’entreprise. 

Conseils pour la rédaction d’une politique

• Mobilisez votre équipe. Veillez à ce que la direction et les employés participent à la définition des objectifs et du contenu de la politique. Assurez-vous de l’adhésion de la direction.
• Faites en sorte que la politique soit compréhensible. Veillez à ce que la politique soit claire, facile à lire et rédigée dans un langage simple. Si les employés comprennent la politique, ils seront plus enclins à la respecter et à l’intégrer dans leurs activités quotidiennes. 
• Soyez concis. Veillez à fournir un niveau d’information approprié. Ne surchargez pas les lecteurs de détails inutiles.
• Faites référence à des lignes directrices externes. Pensez à faire référence aux lois, règlements et normes sectorielles pertinentes qui ont été utiles dans le cadre de l’élaboration de votre politique. 
• Concevez votre politique de manière à en faciliter la consultation. Organisez votre politique en sections faciles à comprendre tout en mettant en évidence les principaux points importants. Pensez à une conception et une mise en page faciles à lire. 
• Effectuez une dernière révision. Obtenez auprès des principaux responsables ou des superviseurs du service les approbations et les révisions nécessaires, en fonction du sujet traité par la politique. 

Que vous souhaitiez élaborer une politique qui couvre les normes de l’entreprise en matière d’environnement, de diversité, de sécurité ou de tout autre sujet, il existe certains éléments que l’on retrouve dans toutes les politiques. Vous trouverez ci-dessous des lignes directrices générales sur le type de contenu à l’intention des PME que l’on peut intégrer dans une politique d’entreprise. 

Il est important de noter que les politiques diffèrent d’une organisation à une autre et que chaque entreprise choisira les éléments pertinents à inclure dans sa politique. Par exemple, une grande entreprise ou un organisme gouvernemental aura tendance à avoir des documents plus longs et plus détaillés, alors que les PME ont généralement des politiques plus concises. En fin de compte, les politiques de votre entreprise doivent être adaptées à votre milieu de travail, à vos objectifs et à votre contexte d’affaires. 

1. Titre et date: Rédigez un titre clair et simple. Indiquez la date d’entrée en vigueur de la politique.

2. Processus d’approbation: Précisez la personne ou le groupe qui a approuvé la politique, ainsi que la date d’approbation. Cette précision est importante pour établir les responsabilités. On s’attend à ce qu’elle ait été approuvée par l’échelon supérieur de l’entreprise. 

3. Introduction: Commencez par un bref résumé (un paragraphe) de la mission, des principales activités et des valeurs de votre entreprise.

4. Objet et portée de la politique: Décrivez l’objet général de la politique. Par exemple, expliquez pourquoi elle a été élaborée et son objectif principal (ce que votre entreprise cherche à réaliser).

Précisez les personnes à qui la politique s’applique. Au minimum, il s’agira de vos employés, mais la politique pourrait être plus générale et s’appliquer aux travailleurs indépendants, aux bénévoles, aux étudiants et aux stagiaires, aux entrepreneurs et aux partenaires. 

5. Énoncé de politique: Indiquez les engagements de votre entreprise sur le sujet en question, ainsi que les règles et les principes directeurs que les employés (et les autres personnes, le cas échéant) doivent respecter. 

6. Rôles et responsabilités: Indiquez les postes clés au sein de votre entreprise qui sont responsables de l’administration, du suivi et de la mise en œuvre de la politique. Désignez une personne ou un comité comme administrateur ou superviseur de la politique. Indiquez les personnes-ressources à contacter. 

7. Examen de la politique: Indiquez à quelle fréquence la politique fera l’objet d’une révision (par exemple, tous les ans, tous les deux ans ou tous les trois ans). Il est important de surveiller la politique et de la mettre à jour périodiquement pour que son contenu reste adapté aux modifications des lois, aux pratiques de l’entreprise ou du secteur et à l’évolution des attentes des parties prenantes.

C’est à l’administrateur de la politique qu’il incombe de vérifier la date à laquelle une politique doit être examinée et d’amorcer le processus d’examen. 

8. Renseignements supplémentaires: En fonction de la question à traiter, il peut être utile d’inclure d’autres renseignements pertinents dans l’énoncé de politique. Ces éléments facultatifs peuvent comprendre notamment : 

· la liste des définitions utilisées dans la politique (p. ex., termes non familiers ou techniques)
· la procédure à suivre pour signaler les cas de non-respect de la politique
· les conséquences en cas de non-respect de la politique
· les références utilisées pour élaborer la politique (lois, normes internationales, etc.)
· la liste des documents connexes (p. ex., autres politiques, procédures et ressources de l’entreprise) 

Autres ressources dans cette série

Pour consulter les autres ressources de cette série consultez les liens ci-dessous :

• 1 de 14 − Durabilité 101 : Est-il temps d’intégrer la durabilité à votre entreprise?
• 2 de 14 − Comment élaborer une politique d’entreprise (cet article)
• 3 de 14 – Droits de la personne 101
• 4 de 14 − Liste de vérification sur les droits de la personne
• 5 de 14 – Guide sur l'efficacité énergétique 101
• 6 de 14 − Liste de vérification de l’efficacité énergétique
• 7 de 14 – Gestion des déchets et pollution 101
• 8 de 14 − Liste de vérification sur la gestion des déchets et la pollution
• 9 of 14 -  Guide de santé et de sécurité 101
• 10 of 14 - Liste de vérification sur la santé et la sécurité
• 11 de 14 – Gestion de la durabilité 101
• 12 de 14 − Liste de vérification sur la gestion de la durabilité
• 13 de 14 – Éthique commerciale 101
• 14 de 14 − Liste de vérification sur l’éthique commerciale

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