Liste de vérification sur l'éthique commerciale

Étape 1

Attribuer des responsabilités

Qui, dans votre entreprise, est responsable de l’éthique?

• Pour assurer la responsabilisation et l’adhésion, désignez un haut responsable chargé de gérer les aspects éthiques au sein de l’entreprise. Cette personne peut être le propriétaire de l’entreprise si elle n’a pas suffisamment de personnel ou de ressources.

Étape 2

Cerner les questions d'éthique

Connaissez-vous l’ensemble des questions éthiques qui concernent votre entreprise?

• Tenez compte des risques éthiques sur votre lieu de travail et des interactions entre les employés et les clients.  
• Pensez aux personnes qui ne font pas partie de votre entreprise. Dans quelle mesure connaissez-vous bien vos agents, vos partenaires, vos clients et vos fournisseurs? Existe-t-il des répercussions possibles liées à l’éthique sur les collectivités qui bénéficient de vos services? 
• Vérifiez vos obligations juridiques sur les marchés où vous menez vos activités ou prévoyez de les étendre.  
• Vérifiez si les pays où vous exercez vos activités présentent un risque élevé. La corruption, par exemple, est un crime financier et constitue un risque important sur de nombreux marchés mondiaux; votre entreprise pourrait être impliquée sans même le savoir.

Étape 3

Élaborer un code de conduite

Votre entreprise dispose-t-elle d’un code de conduite (également appelé code d’éthique)? 

• Obtenez l’adhésion de la direction pour créer un code de conduite.  
• Élaborez le code. Ce code doit refléter le contexte de votre entreprise et définir clairement vos normes, les valeurs les plus importantes pour votre entreprise et vos attentes quant à la manière dont les employés doivent se comporter systématiquement. Envisagez de faire participer la direction et les employés à l’élaboration du code. Le code ne s’applique pas seulement à votre personnel, mais aussi à tous vos fournisseurs, agents et partenaires. 
  
  
• Les éléments communs d’un code sont les suivants : 

* Un message fort de la direction sur l’objectif du code 

* Les valeurs et les priorités éthiques de l’entreprise 

* Des déclarations ou engagements sur les questions éthiques pertinentes pour votre entreprise 

* Des guides et des règles à l’intention des employés, notamment sur la manière de gérer les conflits d’intérêts et sur les mesures à prendre en cas de violation des règles d’éthique 

• Le code peut être publié comme un document à part entière ou être intégré dans d’autres documents de gouvernance tels que les contrats avec les employés ou les fournisseurs.

Étape 4

Mettre en pratique votre engagement

Comment allez-vous rendre opérationnels votre code et vos principes d’éthique?

• Mettez en place des procédures et des systèmes pour orienter le comportement éthique et atténuer les risques de non-conformité. 
• Veillez à ce que vos dirigeants « donnent le ton à partir du sommet » et soient des modèles des valeurs éthiques de votre entreprise. 
• Sensibilisez et formez vos employés à votre code – dès leur arrivée dans l’entreprise et de manière continue. Assurez-vous que chaque employé en possède un exemplaire. Incluez une formation sur les responsabilités des employés et sur la manière de résoudre les dilemmes d’ordre éthique. Une telle mesure permettra de s’assurer que tout le monde comprend ce qu’il doit faire.  
• Informez toutes les autres parties concernées, y compris les fournisseurs et les partenaires commerciaux, de l’existence de votre code de conduite.  
• Surveillez le respect de votre code et des lois applicables à votre entreprise.

Étape 5

Mettre en place une procédure pour répondre aux préoccupations d'ordre éthique

Offrez-vous aux employés, aux clients et aux autres parties prenantes des options pour signaler un comportement contraire à l’éthique de façon confidentielle? Comment résolvez-vous les violations du code de conduite au sein de votre entreprise?

• Mettez en place un « mécanisme de dénonciation », tel qu’une ligne de plainte ou un formulaire Web. Il est important que les employés, les clients et les autres parties prenantes puissent porter à votre attention les problèmes liés à votre code et à d’autres questions d’éthique.  
• Menez des activités de sensibilisation et de communication autour du mécanisme de dénonciation et rendez-le accessible aux parties prenantes. Veillez à ce que des mesures de protection soient mises en place pour protéger les dénonciateurs qui détectent et signalent des problèmes. 
• Élaborez des plans pour répondre à d’éventuelles répercussions négatives d’ordre éthique sur les droits de la personne que votre entreprise pourrait causer ou auxquelles elle pourrait contribuer en raison de relations d’affaires avec d’autres parties.
• Envisagez des mesures correctives en cas de violations de l’éthique entraînant des répercussions sur les populations. Tenez vos fournisseurs ou partenaires responsables de toute résolution requise de leur part.