Le transitaire, votre meilleur allié

Les entrepreneurs et les dirigeants d’entreprises qui vendent à l’international avec brio sont reconnaissables entre tous. Ils ont cette démarche confiante, ce visage détendu et ce regard alerte, signe d’un sommeil réparateur que ne viennent pas troubler les questions de logistique d’expédition, de documents de douane et de formalités administratives.

Ces exportateurs sereins, à la tête d’entreprises de toutes tailles, partagent tous le même secret : celui d’avoir trouvé leur meilleur allié, le transitaire.

Une entreprise qui vend des biens à l’étranger entretient une relation spéciale avec son transitaire. Celui-ci ne s’occupe pas de l’expédition en soi, mais prend en charge toute la logistique qui permettra aux biens de se rendre à destination sans encombre, en toute efficacité et de façon efficiente sur le plan des coûts. Il peut prendre les rênes de certaines étapes du processus ou tout gérer du début à la fin, soit du port jusqu’à la destination.

Pour vous faire une idée des services d’un transitaire, pensez à toutes les étapes nécessaires à l’acheminement des marchandises, des fournitures, de l’équipement, de la machinerie ou d’autres biens tangibles d’un pays à un autre. En voici quelques-unes :

• entreposage;
• préparation des biens pour l’expédition (par voie maritime, aérienne, routière ou ferroviaire);
• préparation des documents;
• souscription d’une assurance des marchandises;
• organisation du transport et transmission de l’information et des documents nécessaires au transporteur (connaissements, etc.);
• négociation des tarifs, des itinéraires et des délais (équilibre entre rapidité, coûts et fiabilité);
• suivi de l’expédition;
• fragmentation de l’envoi et acheminement des marchandises vers divers endroits sur le marché;
• demandes d’indemnisation en cas d’incident;
• et bien plus encore.

Le transitaire fait beaucoup plus qu’acheminer vos biens du point A au point B.

Une bonne relation avec un transitaire compétent peut vous aider à consolider les liens avec vos propres clients et partenaires étrangers. En faisant en sorte que vos biens arrivent à destination dans les délais et en bon état, le transitaire assure la qualité de vos services et la satisfaction de vos clients, sans compter qu’il contribue à vous donner une réputation de fournisseur de confiance.

Faire affaire avec un transitaire peut aussi vous faire économiser temps et argent. En effet, votre entreprise peut profiter de son solide réseau d’expéditeurs et autres fournisseurs de services –réseau qu’une PME mettrait trop de temps à bâtir.

De même, le transitaire met souvent à profit ses relations pour obtenir des ristournes liées au volume ou d’autres rabais, et pourrait donc vous offrir un prix plus avantageux que si vous faisiez cavalier seul.

Le transitaire, qui connaît bien les réglementations commerciales et les formalités administratives (variables d’un pays à l’autre), peut aussi vous aider à réduire les délais en évitant les erreurs sources de retard ou de mauvaises (et coûteuses!) surprises à la douane.

Partir à la conquête des marchés étrangers en compagnie d’un transitaire peut rapporter gros… pour autant que vous l’ayez bien choisi.

« Les démarches, les formalités administratives et les réglementations peuvent être intimidantes, surtout pour les petites entreprises ou celles qui commencent à exporter », fait remarquer Julia Kuzeljevich, directrice des relations publiques de l’Association des transitaires internationaux canadiens (ATIC). « Par contre, en s’associant à un bon transitaire, elles peuvent se décharger de la logistique pour se concentrer sur leur mission première : proposer un produit intéressant et développer leurs activités. »

Voici ses cinq règles d’or pour trouver le meilleur transitaire pour votre entreprise.

1. Choisir un transitaire dont les connaissances et l’expérience correspondent aux besoins de votre entreprise

Un même transitaire ne peut pas convenir à toutes les entreprises. Non seulement les exigences et réglementations commerciales varient d’un pays à l’autre – et ils sont nombreux! –, mais chaque entreprise est aussi unique. Vous feriez donc bien de chercher un transitaire spécialisé dans votre secteur ou les marchés que vous avez choisis.

Julia Kuzeljevich recommande d’orienter sa recherche avec quelques questions. « Regardez le genre de services que le transitaire propose. Une offre à la carte vous convient-elle? Préférez-vous une entreprise qui offrira tous les services? Quelle est l’ampleur de son réseau? Est-elle spécialisée dans l’acheminement d’un certain type de produits ou de biens? A-t-elle plus d’expérience avec certains modes de transports, itinéraires ou marchés? Que connaît-elle de votre secteur? »

Avantage supplémentaire : si le transitaire a plusieurs clients sur un même marché ou dans un même secteur, il pourrait être en mesure de vous offrir des tarifs réduits en raison des prix qu’il négocie.

Un autre aspect souvent oublié, souligne la spécialiste, est la connaissance des modes de paiement. « Le transitaire a-t-il de l’expérience avec les lettres de crédit ou d’autres formes de paiement plus complexes? C’est important de le savoir, car l’utilisation de lettres de crédit se corse sur certains marchés et peut ralentir le processus si le transitaire connaît mal les procédures qui l’entourent. »

2. S’assurer que le transitaire partenaire potentiel fait preuve d’une saine curiosité

Dans le milieu du transit, tout tourne autour des relations et des connaissances en expédition et logistique. Vous devriez donc choisir un transitaire qui a une curiosité très développée – tant à l’égard du commerce et des gens que de votre entreprise. Les personnes curieuses de nature ont souvent un très bon réseau.

« Votre transitaire, explique Julia Kuzeljevich, doit être capable de nouer des relations avec les autres et montrer un vif intérêt pour le fonctionnement et les besoins de votre entreprise. Si votre candidat adore parler et pose des questions à la tonne, c’est bon signe. »

3. Choisir un transitaire qui a un bon réseau

Entreposage, transport, douanes… les marchandises passent entre les mains de plusieurs personnes avant d’arriver à l’étranger. Mais si vous avez un transitaire qui connaît déjà bien les gens du milieu, vous pourrez compter sur lui pour l’organisation et la négociation sans avoir à vous éparpiller.

4. Opter pour la transparence quant aux services et aux tarifs

Le transitaire doit jongler avec les prix, les délais et les risques, indique Julia Kuzeljevich.

« Méfiez-vous des tarifs qui semblent trop beaux pour être vrais et gardez en tête que le service au plus bas prix ne répondra pas nécessairement aux besoins de votre entreprise. Ce tarif des plus intéressants pourrait venir, par exemple, avec un itinéraire plus long. Prenez alors soin de vérifier si les délais de livraison sont tout de même acceptables. »

Pour vous assurer que les services correspondent bien à vos besoins, la spécialiste recommande de choisir un transitaire qui fait preuve de transparence quant à la gestion des marchandises, aux itinéraires et à la structure de la tarification.

5. Envisager de faire affaire avec un transitaire reconnu par l’ATIC

L’ATIC est une association de transitaires canadienne reconnue à l’international.

« Pour devenir membre, un transitaire doit satisfaire certaines exigences, précise Julia Kuzeljevich. Ça vous assure d’emblée une certaine qualité des services. »

Les membres de l’ATIC doivent notamment être cautionnés, avoir une assurance responsabilité civile professionnelle, avoir du personnel qualifié et être en activité depuis au moins trois ans.

On trouve sur le site Web de l’Association ses conditions générales, que seuls les membres de l’ATIC peuvent utiliser. Énonçant clairement les rôles et responsabilités de l’entreprise et du transitaire, elles permettent de savoir à quoi s’attendre et encadrent la relation d’affaires.

Sachant combien il peut être difficile pour les entreprises canadiennes, et tout particulièrement les PME, de trouver des partenaires et des contacts adaptés, Exportation et développement Canada (EDC) a créé un nouveau service gratuit : EnListe d’EDC.

« Selon ce que nous disent les exportateurs, trouver les bons fournisseurs de services et bâtir des relations fructueuses comptent parmi leurs plus grands défis, » fait savoir Aida Alvarenga, responsable de l’innovation pour les Services du savoir d’EDC.

« EnListe d’EDC, c’est beaucoup plus qu’un répertoire de fournisseurs ou un moteur de recherche, précise-t-elle. L’outil aide les entreprises, autant les nouvelles venues que les habituées de l’exportation, à trouver des fournisseurs canadiens ou étrangers qui sauront répondre à leurs besoins – et dont la fiabilité a été vérifiée par EDC. Ils doivent d’ailleurs suivre son Code de conduite. »

Pour l’instant, EnListe d’EDC répertorie seulement des transitaires, mais d’autres fournisseurs de services, comme des avocats et des comptables, viendront enrichir la liste. Pour l’essayer, il suffit de créer un compte MonEDC, qui vous donnera également accès en un clic à une panoplie d’outils et de guides sur le commerce.