Info Source

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'outil donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l'avant-propos « À propos du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels » et une liste des institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels désignent les responsabilités générales du président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) pour ce qui est de l'administration pangouvernementale des lois.

Contexte

Organisme de crédit à l'exportation du Canada créé le 21 novembre 1944 (d’abord sous le nom de « Société d’assurance des crédits à l’exportation », puis de « Société pour l’expansion des exportations » après l’adoption en 1969 de la Loi sur le développement des exportations [la « LDE »]), Exportation et développement Canada (« EDC ») a comme mandat de soutenir et de développer le commerce extérieur du Canada en aidant les entreprises canadiennes à profiter des débouchés offerts sur le marché international. Nous sommes une société d’État financièrement autonome indépendante du gouvernement du Canada.

EDC est régie par un Conseil d'administration formé essentiellement de représentants du secteur privé. C'est au Conseil qu'incombe la responsabilité ultime de superviser la direction et la gestion d'EDC ainsi que de voir à sa direction stratégique comme elle est établie dans le Plan d'entreprise. Les membres du Conseil sont nommés par le gouvernement du Canada. Le Conseil doit rendre des comptes au Parlement par l'intermédiaire du Ministre de la Promotion des exportations, du Commerce international et du Développement économique et est assujetti à des vérifications menées par le vérificateur général.

Responsabilités

Notre mandat est précisé dans la LDE. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, EDC est tenue de présenter chaque année un Plan d'entreprise qui énonce les indicateurs de performance et les objectifs de la Société, un Rapport annuel qui fait état de la performance d'EDC par rapport aux objectifs, ainsi qu'un budget de fonctionnement. EDC respecte les lignes directrices et la réglementation régissant la gestion et la gouvernance des sociétés d'État établies par le secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada.

EDC cherche à renforcer sa relation avec son actionnaire afin de garantir que les exportateurs canadiens, particulièrement les PME, bénéficient des services nécessaires pour croître à l'international. EDC est assujettie à un examen législatif du gouvernement du Canada tous les dix ans afin de confirmer que son mandat et la LDE répondent aux besoins en évolution des exportateurs et investisseurs canadiens. Le dernier examen législatif s'est terminé en 2019.

EDC est financièrement autonome et fonctionne selon des principes commerciaux. Ses stratégies de gestion de la trésorerie et des risques lui permettent d'appuyer les exportateurs canadiens sans dépendre de l'argent des contribuables. EDC génère des fonds en percevant des commissions sur ses services et des intérêts sur des prêts, et en émettant des titres d'emprunt sur les marchés financiers.

Personne morale

Dans le cadre de ses fonctions propres à une entité personnalisée, EDC exerce ses activités à titre de personne morale, notamment en ce qui a trait à la structure de gouvernance et au cadre juridique d'EDC.

Gouvernance

La gouvernance englobe des activités menées aux fins suivantes : la mise en place et le maintien des structures de gouvernance de la Société; la planification stratégique et opérationnelle liée à l'affectation des ressources et à l'exécution des programmes; la planification de la continuité des activités visant le maintien des activités essentielles de la Société par suite d'une catastrophe; la présentation de rapports sur la performance et la conformité; des procès-verbaux des réunions de comités, des groupes de travail et du Conseil d'administration de la Société; et les audits et les litiges. Consciente de son devoir de rendre des comptes à ses parties intéressées, EDC observe rigoureusement les lignes directrices et les règlements fédéraux établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor ayant trait à la gestion et à la gouvernance qui s'appliquent aux sociétés d'État.

Gestion des plaintes et de la divulgation - Documents

Description : Comprend des documents concernant le traitement des plaintes internes et externes liées au respect du cadre juridique et aux audits. La gestion des plaintes et de la divulgation peut notamment concerner : des questions liées à la responsabilité des entreprises; des plaintes ayant trait au respect de l'environnement par EDC dans le cadre de transactions conclues par celle-ci ou dans le cadre de projets facilités par des transactions conclues par elle; et la divulgation d'actes répréhensibles par des employés d'EDC. 

Types de documents : Formulaires de demande d'examen remplis; lettres de plainte; correspondance interne; avis d'état d'une plainte, rapports sur des actes répréhensibles allégués; et rapports d'enquête. 

Remarque : Aucun document contenant des renseignements sur les litiges. 

Numéro du document : EDC 01-11

Conflits d'intérêts – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier contient des divulgations volontaires faites par les employés concernant des situations potentielles de conflit d'intérêts, ainsi que des rapports d'enquête et de la correspondance concernant les conflits d'intérêts potentiels et réels entre les fonctions officielles des employés et leurs intérêts privés ou les valeurs immobilières qu'ils possèdent. 

Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés qui se trouvent ou pourraient se trouver en situation de conflit d'intérêts. 

But : Le fichier sert à étayer la mise en ouvre du Code de conduite d'EDC. Usages compatibles : Les dossiers permettent d'établir s'il y a conflit d'intérêts et, le cas échéant, de trouver un moyen de résoudre la situation de conflit d'intérêts.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que l’exigent la législation canadienne et la politique de conservation et de destruction de l’information d’EDC. Pour de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement fédéral, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec la personne responsable de la coordination  de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.

No ADD : 2007/004 

Renvoi au document no. : EDC 01-11

Enregistrement (SCT) : 000180

Numéro de fichier : EDC PPE 810

Fichier de renseignements personnels sur les couvertures médiatiques négatives

Description : Ce fichier contient des informations sur la couverture médiatique négative concernant des entreprises mentionnées volontairement par des candidats ou des employés; il sert à évaluer le niveau de risque de réputation. Cette information, qui figure dans des bases de données de tiers, sert à détecter et évaluer ces risques pour EDC. Ces bases de données contiennent des documents ou des profils de sociétés ou de particuliers qui présentent des risques en raison, notamment, de leur inclusion dans des listes officielles pour terrorisme, corruption ou sanction, de leur exposition politique ou du fait qu’ils font l’objet d’une exposition médiatique défavorable (enquête, accusation, condamnation pour activité criminelle). Ces profils peuvent contenir des renseignements personnels comme le nom, l’alias, la date de naissance, la photo, le numéro d’identification nationale, le pays d’origine, le pays de résidence, l’expérience professionnelle, l’identité des membres de la famille et des collaborateurs connus et des renseignements concernant les problèmes juridiques et les condamnations passées. 

Catégorie de personnes : Employés actuels et candidats externes à des postes de cadre supérieur à EDC qui s’adonnent à des activités commerciales hors de la Société ou qui ont été associés à des organismes externes dans les deux années précédant leur candidature (ou leur promotion) à un poste de cadre supérieur à EDC. Toute autre personne ayant été signalée dans les bases de données de tiers ou par un tiers comme présentant un risque de réputation potentiel pour diverses raisons, dont celles énoncées ci-dessus.

But : EDC utilise ce fichier pour éviter d’embaucher ou de promouvoir sciemment, de manière directe ou indirecte, des cadres supérieurs qui ont été ou sont associés à des entreprises présentant un risque de réputation, ainsi que pour appuyer la mise en œuvre du Code de conduite d’EDC.

Usages compatibles : L’information servira à déterminer la présence d’un risque de réputation et, le cas échéant, à trouver un moyen de l’éliminer ou de l’atténuer. L’Équipe de la conformité et de l’éthique peut consulter l’Équipe du personnel et de la culture, les Services juridiques ou les Services de sécurité, au besoin.

Normes de conservation et de destruction : On détruit les dossiers deux ans après la mesure de dotation en personnel. Pour obtenir de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.

N^o ADD : 2016/006

Renvoi au document n^o : EDC 10-01

Planification Opérationnelle - Documents

Description : Comprend des documents concernant la planification et la gestion quotidienne des secteurs d'activité d'EDC, des équipes sectorielles, des équipes virtuelles, des groupes de travail et des comités.

Types de documents : Analyses de rentabilisation; plans de travail des équipes; rapports de planification; tableaux des rôles et des responsabilités; procès-verbaux de réunions; et ordres du jour. 

Numéro du document : EDC 01-03

Base de données de vérification des services téléphoniques – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier renferme les dossiers d'utilisation des services téléphoniques d'EDC. Notamment, le fichier contient des précisions sur les appels téléphoniques faits en provenance ou à destination de postes téléphoniques d'EDC et pourrait inclure le nom de la personne qui y est associée, le numéro de téléphone des appels entrants et sortants, la durée, la date et l'heure de chaque appel ainsi que les frais associés. Ces renseignements sont accessibles également pour les appels faits au moyen de la carte d'appel d'EDC. 

Catégorie de personnes : Les personnes qui font un appel en provenance ou à destination d'un poste téléphonique d'EDC ainsi que les employés qui utilisent une carte d'appel délivrée par EDC.

But : Gérer, contrôler, prévoir, planifier et analyser la performance des services téléphoniques d'EDC.

Usages compatibles : L'information est fournie couramment et au besoin aux directeurs de centre de responsabilité pour leur permettre de gérer et de contrôler l'utilisation des téléphones, d'attribuer les coûts à l'interne et de veiller à la bonne utilisation des services.

Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans après la date de la dernière intervention administrative répertoriée, après quoi ils sont détruits.

No ADD : 2016/006

Renvoi au document no. : EDC 01-03

Enregistrement (SCT) : 005341 

Numéro de fichier : EDC PPU 105

Opérations d'EDC

EDC exerce ses fonctions propres aux opérations dans le cadre de ses activités de base, qui consistent en la prestation de services de financement, d'assurance et de cautionnement et en l'offre d'expertise en commerce international. Ces fonctions visent à accroître et à développer le commerce extérieur du Canada ainsi que la capacité des entreprises du pays d'y participer et de profiter des débouchés offerts sur le marché international.

Offre de produits

L'offre de produits englobe des activités menées par EDC pour fournir aux clients un soutien aux transactions admissibles, notamment : la souscription; l'administration; la surveillance; et la prestation.

Solutions financières – Documents

Description : Ces dossiers portent sur les processus d’affaires associés à la création, à la coordination et à la prestation de solutions de financement, de placement et d’assurance à des clients et à d’autres contreparties au moyen de diverses structures. Ces solutions incluent l’offre de crédit à des débiteurs/emprunteurs, l’offre de garanties et l’investissement direct ou indirect dans des entités à l’appui d’entreprises canadiennes. 

Types de documents : Demandes de renseignements de clients, demandes de financement par actions, par capitaux propres ou autre, évaluations du risque, examens environnementaux, produits de financement, octroi de crédit, propositions de financement, autorisations, documentation de financement.

Numéro du dossier : EDC 18

Programme de conformité à la législation canadienne – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier présente des renseignements relatifs à des personnes associées aux contreparties d’EDC recueillis, utilisés, communiqués et conservés aux fins de confirmation de l’identité et de vérification dans le cadre de la détection et de l’évaluation des risques, juridiques, réglementaires, de conformité et de réputation relatifs aux transactions auxquelles prend part EDC. Aux fins susmentionnées, les renseignements biographiques tels que le nom, la date de naissance et le pays de résidence peuvent être transmis à des bases de données de tiers contenant des profils de sociétés ou de particuliers qui présentent des risques en raison, notamment, de leur inclusion dans des listes officielles pour terrorisme, corruption ou sanction, de leur exposition politique, du fait qu’ils font l’objet d’une enquête, de leur accusation ou de leur condamnation pour activité criminelle ou du fait qu’ils font l’objet d’allégations d’actes répréhensibles ou d’une exposition médiatique défavorable (enquêtes, accusations, condamnations ou autres allégations d’actes répréhensibles). Ces profils peuvent contenir des renseignements personnels, comme le nom, l’alias, la date de naissance, la photo, l’identifiant national, le pays d’origine, le pays de résidence, les antécédents professionnels ou l’identité des membres de la famille et des collaborateurs connus et les antécédents juridiques, et des renseignements concernant des condamnations passées. Il se peut également que le fichier contienne des pièces de correspondance échangées avec les autorités de la sécurité et du renseignement ou avec des experts en diligence raisonnable relativement à l’analyse des renseignements et du risque ainsi qu’aux mesures à prendre. Dans le cadre de son processus de diligence raisonnable, EDC se réserve le droit d’obtenir des renseignements supplémentaires auprès des contreparties aux transactions concernant, notamment, la source de leurs fonds, leurs placements et leurs actifs.

Catégorie de personnes : En ce qui concerne les contreparties qui sont des entreprises individuelles ou des sociétés en nom collectif, sont respectivement visés les propriétaires uniques et les associés. Pour ce qui est des transactions dont la contrepartie est une entreprise constituée en société, sont visés les propriétaires bénéficiaires, les administrateurs et le dirigeant ou la dirigeante (la personne occupant le poste de direction le plus élevé : chef de la direction, direction générale, représentant ou représentante juridique) de ladite contrepartie. Par « contrepartie », on entend un client, un client potentiel, un fournisseur d’EDC ou toute autre partie faisant affaire avec la Société de quelque façon que ce soit. Dans de rares cas, des renseignements personnels sur des personnes qui ne participent pas à une transaction sont recueillis et conservés pour que soient validées les décisions en lien avec l’identification de contreparties d’EDC. L’un de ces cas est la résolution de faux positifs causés par le fait que deux personnes portent le même nom.

But : EDC utilise ce fichier pour éviter de s’engager sciemment, de manière directe ou indirecte, dans une relation d’affaires avec des sociétés ou des particuliers qui posent un risque juridique, réglementaire, de conformité ou de réputation, ni ne se procure aucun bien ni service auprès d’eux. La Société se sert de ces renseignements pour appliquer les pratiques exemplaires de l’industrie et se conformer aux lois canadiennes, soit la Loi sur les Nations Unies, la Loi sur les mesures économiques spéciales, la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, la Loi sur le blocage des biens de dirigeants étrangers corrompus, la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers et le Code criminel du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 10 de la Loi sur le développement des exportations lors de l’exercice de diligence raisonnable effectué par EDC dans le cadre de son mandat.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par les Services juridiques, les équipes des Services consultatifs sur les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance, le Groupe de la conformité et de l’éthique, les Services de sécurité ainsi que par le personnel opérationnel œuvrant notamment au sein des équipes des Assurances, des Finances et du Développement des affaires, de la Gestion des risques des tiers et de la Gestion de l’information sur la clientèle, pour évaluer les décisions prises concernant la prestation de services financiers ou connexes et l’achat de biens ou de services auprès de personnes à risque et, dans certains cas, déterminer si EDC possède ou gère des biens qui appartiennent ou qui sont gérés par ces personnes ou en leur nom. EDC peut divulguer aux autorités compétentes toute information recueillie ou générée par elle à l’égard de toute personne présentant des risques, conformément aux lois applicables et à la Procédure de divulgation de la Société. 

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que l’exigent la législation canadienne, les besoins de la transaction en cours et la politique de conservation et de destruction de l’information d’EDC. Pour obtenir de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec la personne responsable de la coordination de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.

N^o ADD : 2016/006

Renvoi au document n^o : EDC 04-01, 18, 20, 21, 22, 23 et 25-11

Enregistrement (SCT) : 005340 (Mise à jour : printemps 2016)

Numéro de fichier : EDC PPU 100

Services financiers – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier contient des renseignements sur des personnes ou des entreprises relatifs à l’administration des solutions de financement, de placement et d’assurance d’EDC. Les renseignements personnels sont recueillis sous l’autorité de l’article 10 de la Loi sur le développement des exportations et peuvent inclure des noms, des coordonnées et de l’information financière.

Catégorie de personnes : Les personnes, y compris les clients actuels et potentiels, qui ont contacté EDC pour obtenir de l’information ou des solutions de financement, de placement ou d’assurance.

But : Le but de ce fichier de renseignements personnels est de déterminer si la personne a droit à l’appui qu’EDC offre dans le cadre de ses services et, selon le cas, de faciliter l’administration d’une transaction.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de recherches statistiques et pour la planification, l’exécution et l’évaluation de divers programmes offerts par EDC. Avec son assentiment, EDC peut divulguer certains renseignements personnels concernant un demandeur qui a reçu une réponse positive, notamment : le nom de la contrepartie principale à la transaction, le produit fourni par EDC, une description générale de la transaction commerciale ou du projet, la fourchette approximative en dollars de l’appui d’EDC et le nom du demandeur. Les renseignements peuvent être communiqués à des institutions financières d’autres pays pour le traitement de la transaction. Ils peuvent également servir à l’évaluation des risques réglementaires et de réputation posés par certaines transactions, et être transmis à des agences de recouvrement, aux forces de l’ordre ou aux tribunaux pour le recouvrement de dettes. Les coordonnées peuvent être communiquées à d’autres institutions fédérales si celles-ci sont mieux à même de soutenir la personne ou l’entreprise ou de l’aider à profiter de débouchés potentiels. Les renseignements peuvent être communiqués à Statistique Canada conformément aux dispositions législatives et aux ententes  d’échange de renseignements à des fins de recherche et d’analyse statistique.

Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant dix ans après la date de la dernière intervention administrative répertoriée, après quoi ils sont détruits.

N^o d’ADD : 2016/006

Renvoi au document n^o : EDC 18, 20, 21, 22 et 23

Enregistrement (SCT) : 005224 

Numéro de fichier : EDC PPU 015

Indemnisations et recouvrements - Documents

Description : Ces dossiers concernent l'administration des demandes d'indemnisation, y compris la réduction des risques associés aux demandes d'indemnisation potentielles, à leur traitement et au recouvrement des indemnités réglées. Ils contiennent aussi de l'information sur la prévention et réduction des risques, la gestion des créances, les comptes en souffrance, la prévision de sinistres, l'administration du crédit et les droits de reprise de possession. 

Types de documents : Accords, autorisations, approbations, politiques, procédures, rapports, guides. 

Numéro du dossier : EDC 20, 21, 22

Assurance

Description : Les dossiers de cette catégorie portent sur l'établissement de polices d'assurance qui visent à protéger les exportateurs négociant selon des modalités de crédit contre le défaut de paiement occasionné par des risques commerciaux et politiques, la couverture de risques inhérents à des obligations liées à la bonne exécution, l'offre d'Assurance crédits documentaires aux institutions financières et l'offre d'Assurance risques politiques pour des capitaux propres et pour d'autres investissements à l'étranger.

Types de documents : Demandes de renseignements de clients, propositions d'assurance, évaluations du risque, examens environnementaux, produits d'assurance et de garantie, octroi de crédit, propositions de financement, autorisations, documents d'assurance.

Numéro du dossier : EDC 20,21, 22

Fichier de renseignements personnels de la société sur la diversité

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont participé aux initiatives d’EDC ayant trait à la diversité et à l’inclusion. Les données sont recueillies à titre volontaire, et il se peut que les répondants soient appelés à mentionner leur sexe, leur âge, leur langue de communication, leur lieu de travail, leur ethnicité, s’ils vivent ou non avec un handicap, ou encore s’ils font partie d’un segment mal servi du secteur des services financiers.

Sont considérés comme des renseignements personnels, notamment, le nom (y compris tout surnom), l’âge, le lieu de travail, la langue de communication, les coordonnées, des renseignements biographiques (y compris les indicateurs de genre non binaires, l’orientation sexuelle, la race, l’ethnicité et l’origine culturelle), les numéros d’identification (ex. : numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada), les informations financières (y compris le rapport de solvabilité et la cote de crédit), les informations sur les placements et les actifs détenus, le profil et les interactions passées avec EDC, et toute autre information de même nature recueillie auprès des sources indiquées ci-après.

EDC peut obtenir des renseignements personnels auprès des sources suivantes :

i) une personne ou une entité concernée;

ii) des tiers (comme des partenaires bancaires ou d’assurance ou des associations partenaires);

iii) les traces des échanges avec des ministères et d’autres organismes d’État.

Catégories de personnes : le grand public, les représentants des sociétés, des corporations et des associations, et les clients d’EDC.

But : Donner accès aux initiatives et aux programmes parrainés par le gouvernement visant à créer une économie diversifiée et inclusive, où chacun peut prospérer, ou fournir de l’information sur ces initiatives et ces programmes. Ces renseignements serviront à rendre les occasions financières plus accessibles aux propriétaires d’entreprises appartenant à des groupes marginalisés et à éliminer les obstacles qui empêchent ces personnes d’avoir accès au capital et à d’autres ressources. Les renseignements personnels sont recueillis à des fins administratives aux fins du mandat d’EDC, en vertu de l’article 10 de la Loi sur le développement des exportations.

Usages compatibles : Les renseignements personnels sont utilisés par des experts et le personnel opérationnel pour :

i) chercher des occasions qui permettront à des entreprises d’avoir accès à des fonds de roulement (promotion de services et de produits, demandes, etc.) et aux nouveaux programmes fédéraux de financement à l’innovation, et de tirer profit des ressources informatives pertinentes;

ii) cibler des partenaires de l’industrie qui proposent des produits et des services, des données commerciales, des possibilités d’affaires, ou d’autres événements et sujets d’intérêt actuel;

iii) cerner les destinataires pertinents (parmi les clients et clients potentiels) pour les communications et les campagnes de marketing et de vente, et personnaliser les messages et le matériel promotionnel de manière à communiquer de l’information utile sur les programmes et les services. On parle notamment :

• d’invitations à participer à des événements tenus en ligne ou en personne (organisés par EDC ou un partenaire) ou à venir y faire une présentation;
• de demandes de témoignage pour un article, un billet de blogue, une vidéo, un webinaire ou le récit d’une réussite;
• de courriels, notamment du contenu dynamique dans les bulletins et les campagnes ciblées;
• du contenu dynamique sur les sites Web d’EDC;

iv) compiler des renseignements éclairants sur l’adoption et l’utilisation des outils, des produits et des services, sur lesquels on pourra se baser pour rendre des comptes à ce sujet (comptes-rendus internes à la direction, rapports annuels, rapports à l’actionnaire), le tout en vue d’améliorer l’accès aux solutions pertinentes;

v) rassembler les informations à transmettre aux autres institutions et organismes gouvernementaux qui prennent part à la Stratégie pour les femmes en entrepreneuriat (SFE), au Programme pour l’entrepreneuriat des communautés noires et à la réconciliation avec les peuples autochtones.

EDC peut recueillir des données à des fins statistiques ou relatives à une personne, ou encore pour ces deux motifs. EDC peut transmettre tout renseignement personnel et toute autre information pertinente aux autorités compétentes lorsque la loi le permet ou l’exige.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que l’exigent la législation canadienne, les besoins de la transaction en cours et la politique de conservation et de destruction de l’information d’EDC. Pour obtenir de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.

N^o d’ADD : 2016/006

Renvoi au document n^o : EDC 01-03, 01-08, 25-11 et 25-17

Fichier de renseignements personnels des alliances stratégiques

Description : Ce fichier de renseignements personnels contient des informations sur les politiques, les lignes directrices et les procédures d’EDC qui visent à promouvoir les activités de la Société et à faciliter les mises en relation avec les collaborateurs et les alliances sectoriels.

Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom (y compris tout surnom), les coordonnées, des renseignements biographiques, les numéros d’identification (ex. : numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada), les informations financières (y compris le rapport de solvabilité et la cote de crédit), les informations sur les placements et les actifs détenus, le profil et les interactions passées avec EDC, et toute autre information de même nature recueillie auprès des sources indiquées ci-après.

EDC peut obtenir des renseignements personnels auprès des sources suivantes :

i) la personne ou l’entité concernée;

ii) des tiers;

iii) les traces des échanges avec d’autres organismes d’État.

Catégories de personnes : Le grand public, les entrepreneurs et les représentants d’entreprises, de sociétés et d’associations.

But : Faciliter les mises en relation avec les autres institutions gouvernementales ainsi que les collaborateurs et les alliances sectoriels et donner accès aux initiatives et aux programmes parrainés par le gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis à des fins administratives pour accomplir le mandat d’EDC en vertu de l’article 10 de la Loi sur le développement des exportations.

Usages compatibles : EDC peut recueillir des données à des fins statistiques ou relatives à une personne ou à une entité, ou encore pour ces deux motifs. EDC peut communiquer des renseignements personnels et toute autre information pertinente pour repérer des partenaires de l’industrie qui proposent des produits et des services, des données commerciales, des possibilités d’affaires, ou d’autres événements et sujets d’intérêt actuel; pour cibler des entreprises qui pourraient être admissibles à des solutions de fonds de roulement et aux nouveaux programmes fédéraux de financement à l’innovation; et pour tirer profit des données. De plus, EDC peut transmettre tout renseignement personnel et toute autre information pertinente aux autorités compétentes lorsque la loi le permet ou l’exige.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que l’exigent la législation canadienne, les besoins de la transaction en cours et la politique de conservation et de destruction de l’information d’EDC. Pour obtenir de l’information sur la durée de conservation d’un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution.

N^o d’ADD : 2016/006

Renvoi au document no : EDC 25-11

Services de gestion des risques

Les services de gestion des risques d'EDC gèrent de façon dynamique les risques financiers assumés par la Société en conciliant les objectifs à atteindre pour offrir des solutions adaptées aux besoins de ses clients et les mesures prises pour garantir sa viabilité financière. Les services de gestion des risques englobent des activités telles que repérer et gérer les risques de crédit, les risques du marché et les risques opérationnels; ainsi que l'analytique, la gestion des actifs, la gestion des risques, l'évaluation des risques, et la mesure, la capacité de risque et la gestion des capitaux.

Gestion des risques - Documents

Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour qu'EDC utilise au maximum ses ressources financières en-deçà de sa capacité financière. Comprend aussi l'information concernant la détermination et la gestion des principaux risques de crédit, risques du marché et risques opérationnels, ainsi que l'information relative à l'analytique, la gestion des actifs, la gestion des risques, l'évaluation et la mesure des risques, la capacité de risque et la gestion des capitaux. 

Types de documents : Autorisations, approbations, politiques, procédures, méthodologies, protocoles, rapports, guides, et examens de portefeuilles. 

Numéro du document : EDC 01-07, 24-02

Services Internes

Les services internes sont des fonctions qui appuient l'exécution des programmes et la prestation des services d'EDC.

Services de communication d'EDC

Les services de communications d'EDC englobent des activités visant à faire comprendre le rôle d'EDC et ses mécanismes d'exécution aux parties intéressées internes et externes ainsi qu'au public.

Divulgation proactive d'EDC - Documents

Description : Ces dossiers contiennent des renseignements sur la publication sur le site Web d'EDC de renseignements relatifs aux activités commerciales d'EDC en conformité avec sa Politique de divulgation et ses pratiques de divulgation des frais de voyage et d'accueil.

Types de documents : Politique de divulgation; divulgation trimestrielle d'information regroupée; divulgation d'information pour une transaction en particulier; divulgation d'information de nature environnementale et sociale; les transactions sur le Compte du Canada; engagement d'EDC en matière de financement envers les pays pauvres très endettés; et, les frais de voyage et d'accueil.

Numéro du dossier : EDC 05-02-03

Services de gestion des installations

Les services de gestion des installations englobent des activités visant à assurer un environnement de travail confortable et sécuritaire aux employés d'EDC, notamment : la gestion des lieux; les modifications apportées aux installations louées par EDC, y compris les projets de déménagement d'envergure; la gestion officielle des installations louées par EDC; et l'administration et la surveillance des services devant être fournis en vertu des dispositions des contrats d'entreposage.

Gestion des lieux - Documents

Description : Documents liés à l'administration et à la surveillance de tous les services devant être fournis aux termes des baux pris par EDC pour la location de tous ses bureaux, ainsi que les réponses directes aux demandes non couvertes par un bail donné.

Types de documents : Dessins architecturaux; demandes d'entretien d'immeuble; correspondance et demandes liées aux installations; correspondance et demandes liées aux permis de stationnement; et registre de contrôle des stocks.

Numéro du document : 07-01

Stationnement – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les détenteurs de permis de stationnement et la correspondance relative au stationnement des automobiles dans les parcs loués par EDC. Les renseignements personnels comprennent le nom, le titre, le numéro de plaque, les renseignements sur le véhicule, l’emplacement de stationnement et, le cas échéant, le numéro de l’espace réservé. La section du dossier personnel de l'employé portant sur la paie et les avantages sociaux contient aussi les renseignements relatifs aux retenues salariales effectuées pour le règlement des frais de stationnement.  

Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés.

But : Le fichier sert à étayer l'administration des avantages en matière de stationnement. 

Usages compatibles : Les dossiers servent à administrer la délivrance et l'annulation des permis de stationnement et à simplifier la retenue à la source des frais de stationnement. En cas de dommage matériel, les renseignements personnels sur les détenteurs de permis de stationnement pourraient être communiqués aux responsables de la propriété sur demande.

Normes de conservation et de destruction : On détruit les dossiers deux ans après l'expiration du permis. 

No ADD : 2016/006

Renvoi au document no : EDC 07-01

Enregistrement (SCT) : 000159

Numéro de fichier : EDC PPE 808

Contrôle financier

Le contrôle financier englobe des activités concernant la comptabilité et le contrôle des entrées et sorties de fonds, y compris : les écritures dans le grand livre; les prévisions; le contrôle des entrées et sorties de fonds; l'apport de fonds suffisants pour permettre à la Société d'exécuter ses obligations et saisir des occasions d'affaires; le rapprochement des opérations; l'évaluation et la production des états financiers et des rapports financiers intermédiaires concernant le contrôle financier; et la réponse à des demandes d'analyse spéciales concernant les activités d'EDC.

EDC Comptes créditeurs d'EDC - Documents

Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour que les transactions liées aux comptes débiteurs, comme les versements au titre de transactions de financement, soient administrées conformément aux politiques et aux procédures appropriées, et qu'on ne dépasse pas l'ensemble des limites autorisées. 

Types de documents : Déboursements; remboursements; paiements; dépenses engagées par le Conseil; paiement de tous types de taxes et d'impôts; prêts de trésorerie; paiements anticipés permanents; avances de fonds pour frais de déplacement; demandes de remboursement de frais généraux et pièces justificatives (par ex. formulaire d'autorisation de voyage); cartes de centre de coûts; billets de taxi; cartes de crédit professionnelles; versements relatifs aux régimes de retraite; factures devant être réglées par EDC; et administration de la paie.

Numéro du document : 09-04

Comptes créditeurs

Comptes fournisseurs d'EDC - Documents

Description : Comprend des documents concernant des mesures prises pour que les équipes sectorielles déclarent les créances prévues, ainsi que pour assurer la surveillance et le traitement des dépôts, le rapprochement entre les sommes reçues et les créances prévues par les équipes sectorielles. 

Types de documents : Talons de chèques entrants; documents relatifs aux dépôts quotidiens; et déclarations de créances des équipes sectorielles.

Numéro du document : 09-05

Comptes fournisseurs – Fichier de renseignements personnels 

Description : Ce fichier décrit l'information sur les personnes qui remettent des sommes d'argent à l'ordre d'institutions du gouvernement fédéral, dont le Receveur général du Canada. Les paiements peuvent être effectués en espèces ou électroniquement. Les genres de versements comprennent le remboursement de paiements en trop, les paiements au titre de biens et services, y compris des produits gouvernementaux (p. ex. publications, pièces de monnaie, timbres, souvenirs, etc.), les redevances, le remboursement de prêts, etc. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements de solvabilité, les renseignements financiers, la nature du versement, le numéro d'identification d'employé, d'autres numéros d'identification, la signature et le numéro d'assurance sociale (NAS).

Catégorie de personnes : Les personnes qui remettent des sommes à l'institution/au Receveur général du Canada, dont les représentant des sociétés, des corporations et des associations, les employés actuels ou les anciens employés des institutions fédérales. 

But : Les renseignements personnels sont recueillis afin d'appuyer la collecte des sommes dues à l'institution/au Receveur général du Canada quant aux biens et services, aux prêts et aux investissements, etc. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des lois et règlements fédéraux. Il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et peut être utilisé pour émettre des documents de déclaration des revenus. 

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués au ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Receveur général du Canada) à des fins de paiement au gouvernement du Canada. Veuillez consulter le « Système normalisé de paiement - TPSGC PPU 085. Les renseignements peuvent être divulgués aux institutions financières des pays étrangers à des fins de transactions. Les renseignements peuvent également être communiqués aux agences de recouvrement pour le recouvrement de dettes. Dans certains cas, le NAS et d'autres renseignements sont communiqués à l'Agence du revenu du Canada et la province de Québec et sont utilisés aux fins de comparaison des données, y compris la vérification du revenu. Veuillez-vous reporter à la déclaration des renseignements (Infodec) - ARC PPU 150. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins de rapports financiers et d'évaluation des programmes.

Normes de conservation et de destruction : Pour de l'information sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement fédéral, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution. 

No ADD : 2016/006

Renvoi au document no : EDC 09-05 

Enregistrement (SCT) : 20100702 

Numéro de fichier : EDC PPU 932

Remarque : Les personnes qui souhaitent avoir accès à ce fichier doivent préciser si elles sont un employé, un membre du public en général, un entrepreneur, le représentant d'une entreprise, d'une société ou d'une association, et fournir des détails sur les sommes versées, comme le montant, le type, les dates, le numéro de compte pertinent, le type de programme ou de service et le nom de l'institution.

Gestion des ressources humaines d'EDC

Les Services des ressources humaines d'EDC englobent des activités touchant : la gestion du personnel; le recrutement et la dotation; les langues officielles; l'appui aux représentations à l'étranger; le soutien aux secteurs d'activité d'EDC en matière des besoins en ressources humaines; l'amélioration de l'efficacité organisationnelle par la formation et le perfectionnement; la rémunération des employés; les régimes de retraite; la gestion des programmes de ressources humaines; et l'apport du soutien et de l'infrastructure nécessaires à l'exécution des fonctions professionnelles des employés travaillant à l'étranger.

Gestion du personnel - Documents

Description : Documents concernant la planification générale, le déploiement et la gestion du personnel d'EDC au Canada et à l'étranger, la gestion individuelle des employés et la planification de carrière des employés.

Types de documents : Classifications d'emplois; grilles de classification des salaires; guides sur la rémunération, rémunération au rendement, et gains et retenues à la source; modèles de plans de rendement et outils; guide des compétences; et demande de crédit d'impôt pour le transport en commun. 

Numéro du document : EDC 10-03

Dossier personnel de l'employé – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur l'employé, notamment l'âge, le sexe, le NAS, la citoyenneté, le numéro du régime provincial d'assurance maladie, le numéro d'employé, l'état matrimonial, toute invalidité, l'adresse domiciliaire, le numéro de téléphone, ainsi que les renseignements relatifs au recrutement et à la cessation d'emploi, au salaire et aux indemnités, aux retenues salariales et aux avantages sociaux, au régime de retraite, à la fiche de présences et de congés, à l'équité en matière d'emploi, le cas échéant, et aux certificats médicaux à l'appui des congés de maladie. Les documents d'appui comprennent des copies d'actes de naissance de l'employé, de son conjoint et de leurs enfants; les certificats de mariage ou de décès; le nom de la personne avec qui communiquer en cas d'urgence; les renseignements bancaires permettant le virement de la paie; et les fiches de désignation des bénéficiaires. Les dossiers contenus dans ce fichier comprennent aussi les renseignements sur la carrière de l’employé, notamment son éducation et ses employeurs précédents, les curriculums vitae et références, les nominations, les mutations, les salaires, les promotions et les rétrogradations, les périodes d’emploi incluant les périodes d’essai, la classification, les évaluations du rendement, les mesures disciplinaires, l’aide fournie à l’employé, les griefs et les congédiements. Ils peuvent aussi contenir des notes sur la dotation, la formation et le perfectionnement, les langues officielles et la santé et la sécurité au travail.

Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés.

But : Compiler les documents et les autorisations justifiant le recrutement, la cessation d'emploi, le régime de retraite, l'équité en matière d'emploi; la fiche de présences et de congés; le versement du salaire et des indemnités, et les retenues salariales, ainsi que compiler les renseignements portant sur la carrière d’un employé. On se sert du NAS aux fins d'identification et pour assurer l'uniformité de la gestion de la paie et des avantages sociaux.

Usages compatibles : Appuyer les décisions relatives au recrutement et à la cessation d'emploi; à la fiche de présences et de congés (incluant l’évaluation de l’utilisation des congés et les taux d’absence); au salaire, aux indemnités et aux avantages sociaux; au régime de retraite; à la formation et au perfectionnement; aux langues officielles; à la santé et la sécurité au travail; et assurer la vérification et le rapprochement des comptes de retenues sur la paie. Les renseignements peuvent également être utilisés pour les activités de gestion des ressources humaines d’ordre général, comme le contrôle de la conformité aux politiques et la production de rapports connexes. En cas de manquement soupçonné à une politique, de l’information pertinente peut être transmise aux équipes internes de sécurité ou de relations de travail pour qu’une enquête plus approfondie soit menée ou que des mesures disciplinaires soient prises. Le NAS est utilisé en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Il sert à la gestion de la feuille de paie, à la préparation du formulaire T4 ainsi qu'au traitement des questions en matière de pensions. On le transmet également, avec d'autres renseignements, à l'Agence du revenu du Canada pour l'impôt sur le revenu, à Travaux publics et Services gouvernementaux pour les questions de pension et aux compagnies qui offrent des régimes d'assurance collective pour les prestations d'invalidité de longue durée. L'information est aussi transmise à un établissement financier dans le but de faciliter l'émission des chèques de paie, ainsi qu'à Emploi et Immigration Canada, en particulier dans le cas d'anciens employés, conformément à la Loi sur l’assurance emploi et à son règlement d'application.  

Normes de conservation et de destruction : On conserve les dossiers pendant la durée de l'emploi. Après la cessation d'emploi, on les garde pendant un an et, par la suite, on les envoie à Bibliothèque et Archives Canada qui les conserve jusqu'à ce que l'employé atteigne l'âge de 80 ans ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver les dossiers de façon permanente si elle estime qu'ils possèdent une valeur historique. Quant aux dossiers des employés à la retraite, leur dossier est conservé jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 115 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant son décès, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Bibliothèque et Archives Canada peut également conserver le dossier de façon permanente si elle estime qu'il possède une valeur historique.

No ADD : 2016/006 

Renvoi au document no : EDC 10-03-03

Enregistrement (SCT) : 004247

Numéro de fichier : EDC PPE 802

Régime de pension agréé et régime de retraite complémentaire des employés permanents d'Exportation et développement Canada 

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels se rapportant aux régimes de retraite d'Exportation et développement Canada, c'est-à-dire le régime de pension agréé et le régime de retraite complémentaire applicable à certains employés (l'expression « régimes de retraite » sera utilisée pour faire référence aux deux régimes). Les renseignements personnels peuvent inclure : nom, coordonnées, renseignements biographiques, date de naissance, date de décès, renseignements sur les études, numéro d'identification de l'employé, renseignements personnels de l'employé, nom d'utilisateur et mot de passe pour la base de données du fournisseur de services de régime de retraite, renseignements financiers, sexe, signature, NAS et préférence linguistique, choix du régime et renseignements sur les témoins et les bénéficiaires. Pour les employés qui ont contribué à la pension de la fonction publique, les renseignements suivants peuvent aussi être compris : le code d'identification du dossier personnel, le numéro du compte de pension, la période de service accompagné d'options et le coût au comptant de tout rachat de prestations au titre des services passés.

Remarque : Fichier anciennement nommé : Régime de retraite des employés d'Exportation et développement Canada et Régime de retraite complémentaire de certains employés d'Exportation et développement Canada. Outre les renseignements indiqués sur la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fonds doivent fournir le numéro d'identification de l'employé d'Exportation et développement Canada. L'information peut être consignée aux systèmes ou bases de données internes suivants : le Système d'information sur les ressources humaines, le module de l'employé de PeopleSoft, le système de traitement de la paie et la base de données du fournisseur de services de régime de retraite. Les participants au Régime de retraite complémentaire sont les personnes dont les prestations et le plafond de cotisation sont assujettis aux maximums prévus par la Loi de l'impôt sur le revenu. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2009.

Catégorie de personnes : Employés permanents (anciens et actuels), conjoints et conjoints de fait (anciens et actuels), personnes à charge, représentant de la succession de l'employé, retraités, bénéficiaires désignés, témoins.

But : Les renseignements personnels sont recueillis afin d'administrer les fonds, pour déterminer l'admissibilité et débourser des fonds conformément aux régimes de retraite. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 16 d.1) de la LDE. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et utilisé pour déclarer les cotisations de retraite, les facteurs d'équivalence, les facteurs d'équivalence rectifiés et les facteurs d'équivalence pour services passés. 

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : rapports à la haute direction, évaluation, recherche, évaluation actuarielle du passif et des coûts encourus par Exportation et développement Canada, planification et mise en ouvre de politiques sur les régimes de retraite. Les renseignements peuvent être partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (voir Fichier de renseignements personnels central Banque de données sur les pensions de la fonction publique - TPSGC PCE 702). Les renseignements, y compris le NAS, peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada (voir Fichier de renseignements personnels - Déclaration de revenus des particuliers - ARC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à d'autres employeurs ou à leurs fiduciaires ainsi qu'aux institutions financières des employés dans l'éventualité de transferts des droits à pension des employés pour faciliter le transfert des obligations au titre des prestations de retraite. Les renseignements peuvent être communiqués aux fiduciaires, aux administrateurs et aux fournisseurs de services de régime de retraite avec qui Exportation et développement Canada a conclu une convention de gestion de fonds ou une entente de services pour veiller à la gestion continue du régime de retraite. Les renseignements sont utilisés ou communiqués pour établir des listes de correspondance et sont inclus dans des envois postaux courants du programme.

Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pendant la durée de l'emploi. Après la cessation d'emploi, le dossier des employés qui ont opté pour la valeur réelle de leur prestation de retraite seront conservés pendant un an. Par la suite, le dossier est envoyé à Bibliothèque et Archives Canada qui le conserve jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 80 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant le décès de l'employé, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Le dossier est ensuite détruit. Quant aux dossiers des anciens employés qui ont choisi de se faire verser une rente différée et ceux des employés à la retraite, ils sont conservés à Exportation et développement Canada jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 115 ans, ou pendant un maximum de deux ans suivant le décès de l'employé, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Le dossier est ensuite détruit.

N^o ADD : 2016/006 

Renvoi au document n^o : EDC 10-03-03

Enregistrement (SCT) : 005344

Numéro de fichier : EDC PPU 825

Services internes

Les services internes sont des groupes chargés d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens immobiliers, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions, services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Acquisitions

Les services d’acquisition englobent les activités servant à acquérir un bien ou un service dans le but de répondre à une demande faite en bonne et due forme (qui comprend notamment une définition complète et exacte des exigences et une attestation de la disponibilité des fonds) jusqu’au moment de la conclusion ou de la modification d’un contrat.

• Catégorie de document en matière d'approvisionnement et contrats
  • Fichier de renseignements personnels sur les contrats de services professionnels

Services de communication d'EDC;

Les services de communication d'EDC englobent des activités visant à garantir que les communications du gouvernement du Canada sont gérées efficacement et bien coordonnées, et répondent aux besoins du public en matière d'information. La fonction de gestion des communications permet de garantir que le public, aussi bien interne qu'externe, reçoit l'information du gouvernement et que les points de vue et préoccupations du public sont pris en considération dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives.

• Catégories de documents en matière de communication
  • Fichier de renseignements personnels sur les communications internes
  • Fichier de renseignements personnels sur les communications publiques

Gestion des ressources humaines d'EDC

Les services de gestion des ressources humaines comprennent des activités de détermination de l'orientation stratégique, l'allocation des ressources entre les services et les processus, ainsi que des activités liées à l'analyse des risques et la détermination des contre-mesures appropriées. Ils veillent à ce que les opérations de services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et / ou les plans.

• Catégorie de document en matière de prix (fierté et reconnaissance)
  • Programme de reconnaissance
• Catégorie de document en matière de classification des postes
• Catégorie de document en matière de rémunération et avantages sociaux
• Catégorie de document en équité en maitière d'emploi et diversité
  • Équité en emploi et diversité
• Catégorie de document en matière d'accueil
  • Fichier de renseignements personnels d'accueil
• Catégorie de document en matière de planification des ressources humaines
  • Fichier de renseignements personnels sur la planification des ressources humaines
• Catégorie de document en matière de santé et sécurité au travail
  • Santé et sécurité au travail
• Catégorie de document en matière des langues officielles
  • Fichier de renseignements personnels sur les langues officielles
• Catégorie de document en évaluation de la gestion du rendement
  • Programme de gestion du rendement des employés
• Catégorie de document en matière de recrutement et dotation
  • Fichier de renseignements personnels sur les demandes d'emploi
  • Fichier de renseignements personnels sur le dossier personnel de l'employé
• Catégorie de document en matière de réinstallation
  • Fichier de renseignements personnels sur la réinstallation
• Catégorie de document en matière de formation et perfectionnement
  • Fichier de renseignements personnels sur la formation et perfectionnement

Nota – Les renseignements personnels sont aussi utilisés pour vérifier si les employés ont suivi les formations.

Services de gestion de l'information

Les services de gestion de l'information englobent des activités visant à gérer efficacement l'information servant à appuyer les programmes et la prestation des services, à encourager la prise de décisions éclairées, à faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration, et à préserver et assurer l'accès à l'information et aux documents au profit des générations actuelles et futures.

• Catégorie de document en matière d'accès à l'information et protection des renseignements personnels
  • Fichier de renseignements personnels sur les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Catégorie de document en matière de gestion de l'information
  • Fichier de renseignements personnels sur les services de bibliothèque

Services de technologie de l'information

Les services de technologie de l'information permettent l'exécution efficace et efficiente de la technologie de l'information dans le but d'appuyer les priorités gouvernementales et l'offre de programmes afin d'accroître la productivité et d'améliorer les services offerts au public.

• Catégorie de document en matière de technologie de l'information
  • Fichier de renseignements personnels sur les journaux de contrôle des réseaux électroniques

Services juridiques

Les services juridiques comprennent des activités visant à permettre aux agences et ministères gouvernementaux de mener à bien les priorités et objectifs liés aux politiques et programmes ainsi qu'à la prestation de services selon un cadre juridique rigoureux.

• Catégorie de document en matière des services juridiques

Services de gestion et de surveillance 

Les services de gestion et de surveillance impliquent des activités entreprises pour déterminer l'orientation stratégique et l'allocation des ressources entre les services et les processus, ainsi que les activités liées à l'analyse des risques et déterminer les contre-mesures appropriées. Ils veillent à ce que les opérations de services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et / ou des plans.

• Catégorie de document en matière de coopération et liaison
  • Fichier de renseignements personnels sur les activités de sensibilisation
• Catégorie de document en matière de vérification interne et évaluation
  • Fichier de renseignements personnels sur la vérification interne
• Catégorie de document en matière de planification et établissement de rapports

Matériel

Les services du matériel impliquent des activités entreprises pour assurer que le matériel peut être géré par les ministères d'une manière durable et financièrement responsable qui prend en charge la prestation rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

• Catégorie de document en matière de gestion du matériel

Services de voyage et autres services administratifs 

Les services de voyage et autres services administratifs incluent les services du gouvernement du Canada de voyage, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune des catégories de services internes.  

• Catégorie de document en matière des services administratifs
• Catégorie de document en matière des conseils d'administration, comités et conseils
  • Fichier de renseignements personnels sur les nominations par le gouverneur en conseil
    Nota – Les renseignements personnels sur les membres du conseil d’administration sont également divulgués pour assurer la conformité aux exigences réglementaires en matière de rapports et pour répondre aux demandes d’information sur un client effectuées par des tiers.
• Catégorie de document en matière de planification de la continuité des activités
  • Fichier de renseignements personnels sur la planification de la continuité des activités
• Catégorie de document en matière de divulgation aux organismes d'enquête
  • Fichier de renseignements personnels sur la divulgation aux organismes d'enquête
• Catégorie de document en matière de sécurité
  • Fichier de renseignements personnels sur le contrôle de sécurité du personnel
  • Contrôles d’accès physique
  • Fichier de renseignements personnels sur les incidents de sécurité et atteintes à la vie privée
  • Divulgation d’information sur les actes répréhensibles commis en milieu de travail
• Catégorie de document en matière de voyages
  • Fichier de renseignements personnels sur les voyages

Manuels

Code d'éthique commerciale et Code de conduite d'EDC 

Directive en matière d'évaluation environnementale et sociale

Lignes directrices sur la lutte contre la corruption 

Processus d'examen de la politique environnementale 

Politique sur la  transparence et la divulgation

Politique sur les achats 

Processus d'examen des plaintes des fournisseurs

Renseignements supplémentaires

Présenter à EDC une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Pour demander l'accès à l'information détenue par EDC, remplissez la Formule de demande d'accès à l'information ou envoyez au Bureau de l'AIPRP une lettre faisant référence à la Loi sur l'accès à l'information et décrivez l'information que vous désirez. Veuillez fournir toutes les précisions qui nous aideront à trouver les documents pertinents.

Des droits de 5 $ s'appliquent et des frais supplémentaires peuvent être exigés en application de la loi. Vous pouvez acquitter ces droits par chèque ou mandat-poste à l'ordre d'Exportation et développement Canada. Nous mettrons tout en œuvre pour que l'auteur d'une demande reçoive en temps opportun une réponse complète et exacte, peu importe l'identité du demandeur.

Accéder aux renseignements personnels qu'EDC détient à votre sujet 

Pour accéder aux renseignements personnels vous concernant et détenus par EDC, vous pouvez remplir la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels ou envoyer au Bureau de l'AIPRP une lettre faisant référence à la Loi sur la protection des renseignements personnels décrivant les documents recherchés. Veuillez fournir toutes les précisions qui nous aideront à trouver les documents pertinents. Il n'y a pas de frais à acquitter pour une demande présentée en vertu de cette loi. Pour obtenir des conseils sur les modalités de présentation d'une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, communiquez avec nous à l'adresse ci-après.

Comment présenter une demande non officielle hors du processus en matière d'AIPRP

Le gouvernement du Canada favorise la communication de l'information au terme de demandes de renseignements non officielles s'inscrivant hors du cadre du processus régissant les demandes d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Vous pouvez consulter les sommaires des demandes d'accès à l'information traitées par Exportation et développement Canada (EDC) et les données ouvertes.

Pour présenter une demande d'accès à l'information non officielle ou pour obtenir un complément d'information au sujet de nos programmes et de nos activités, veuillez nous envoyer un courriel ou encore communiquer avec nous. Voici nos coordonnées;

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Exportation et développement Canada

150, rue Slater

Ottawa (Ontario) K1A 1K3

Canada

Tél. : 613-598-2500

Sans frais : 800- 267-8510

Téléc. : 613-598-3835

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Coordonnateur du programme de l'AIPRP 

Exportation et développement Canada 

150, rue Slater

Ottawa (Ontario) K1A 1K3

Canada 

Tél. : 613-598-2500

Sans frais : 800-267-8510

Téléc. : 613-598-3835 

Courriel : ATIPTeam@edc.ca  

Salle de lecture

Comme l'exige la Loi sur l'accès à l'information, le demandeur pourrait souhaiter consulter des documents en personne. Voici l'adresse :

Exportation et développement Canada

150, rue Slater

Ottawa (Ontario)